在財務管理工作流軟件，文檔通常是從出納員通過不同的處理和確認后轉(zhuǎn)交到主管會計那里的。工作流分組可以為出納員使用一些特定工作流流程圖。這個工作流結點表格的一些域可以根據(jù)這一工作，以及這個出納員管理這個流程圖表格的性質(zhì)自動填寫。工作流軟件可以對表格預定義路由跳轉(zhuǎn)選擇，避免手工紙張手工工作流中不可避免的一些頭痛的管理問題。這些工作流結點表格可以被直接傳送到處理過程中下一個進行處理的那位人員那里或者根據(jù)配置調(diào)換出子流程工作流。工作流軟件可以提醒用戶必須按時處理，否則就會出現(xiàn)過期或其它由于沒有按時處理而出現(xiàn)的問題。

最基本配置的工作流軟件具有工作流維護，流程圖配置，工作流結點定義，審批、駁回和跳轉(zhuǎn)邏輯設置。最簡單的工作流通常是線性工作流，加上結點表格的表單快速原型開發(fā)平臺RAP即成了一個最簡單的工作流軟件，這樣的簡配工作流軟件通常在1萬元以下，具體的業(yè)務流程定義需要用戶自己學習、配置、維護和運營。對于一些復雜的業(yè)務場景，簡單的線性工作流可能已經(jīng)不能滿足需求，這個時候引入二維工作流后即可對這類場景做很好的支持，這樣的工作流軟件通常在3~5萬元左右。對于另一類更復雜的工作流，存在嵌套子流程的場景設計需求，這類工作流軟件通常會超過5萬元，但單套軟件一般不會超過10萬元。上述只是軟件購買費，另外為了支持軟件的運營，可以采用實體服務器或者云服務器部署，單臺服務器的購置成本約在幾千塊左右，而購買云服務器的化部署、實施、運維和使用會更方便，云服務器一般采用租用方式，能滿足工作流軟件運營基本需求的阿里云和騰訊云服務器一般在每年3000~5000元左右。

工作流軟件的工作流流程圖和結點看起來不是太復雜，一般用戶很容易上手，并且用戶對自己的審批、駁回、跳轉(zhuǎn)、子流程和頁面布局需要會更了解熟悉，但是如果用戶太忙沒有足夠時間去研究工作流軟件的使用和運維，也可以外包給專業(yè)的IT公司，這樣的話年度維護、運營成本約在10萬元~20萬元左右。

文檔在工作流軟件中根據(jù)預定義的路由跳轉(zhuǎn)進行分發(fā)，一些用戶可以根據(jù)需要來訪問和修改這個文檔。每次修改都必須簽上進行這次修改的人員姓名。可以加上一些希望哪些人員再閱讀的注釋。文檔跟蹤使得用戶可以輕易得知文檔在工作流系統(tǒng)中流動時的位置，并且可以向那些耽誤傳送文檔的用戶發(fā)送催促信號，甚至可以撤消這個文檔。工作流軟件通常包括中央管理和文件處理系統(tǒng)，管理人員可以使用它們來授予不同級別的訪問和安全性權限，以及建立工作流處理過程和跟蹤工作流。

工作流鎖定處理使得用戶可以以一種安全的形式來完成和前遞文檔。當使用一次鎖定時，其它工作流用戶就不能對這個用戶進行的修改再進行改變了。它還不僅僅保護完成上述修改的用戶，還保護接收方不會看見他或她沒有進行過的修改。

從管理的角度來看，工作流軟件可以幫助一個機構跟蹤信息是如何流動、審批、駁回和跳轉(zhuǎn)的，以及如何更好地管理這種流動。工作流軟件可以消除許多費時的活動，以及經(jīng)常發(fā)生的昂貴的活動，例如會議、電話呼叫和特快專遞。工作流軟件允許用戶來觀察大型的圖象文件、圖形、聲音，甚至可以觀看視頻文檔。

工作流軟件使用的Internet多功能函件傳遞擴展標準(MIME)是一種Internet標準，它為在工作流消息中包括不同類型的數(shù)據(jù)(例如圖形、音頻、視頻和文本等)布局提供了一條途徑。其中，格式化功能允許用戶指定字體類型、字號和文檔的頁的布局，因而它們就可以被其它系統(tǒng)中的不具有類似應用的用戶進行閱讀和翻譯。

標準規(guī)范化表示語言(SGMI)是超出美國信息交換標準代碼(ASCⅡ)格式之外的一種文檔布局規(guī)范，它為描述線性工作流或者二維工作流的格式提供了一條途徑。它用于創(chuàng)建“智能”工作流而不是“啞”流程圖。一個SGML工作流包括定義工作流中的每個結點部件的一些屬性，比如審批、駁回、跳轉(zhuǎn)或者子流程，因而使得工作流業(yè)務邏輯和流程圖獨立，并且可任意深度嵌套子流程工作流。使用SGML工作流格式，工作流軟件可以更加集中精力于功能性，而不是相互轉(zhuǎn)換。用戶和程序員希望能夠在工作流中存儲關于執(zhí)行事件，或具有激活與這個系統(tǒng)以及與它連接的表單、跳轉(zhuǎn)邏輯或者子流程格式信息。