常見的圖書館與檔案館項目立項前需要做哪些前期工作？如何啟動圖書館與檔案館項目管理？

       圖書館與檔案館項目通常是為了解決一個或一系列圖書館與檔案館相關(guān)問題而統(tǒng)籌整合相關(guān)人力、部門、企業(yè)、物資、信息、數(shù)據(jù)、生產(chǎn)、研發(fā)、管理等方面資源，需要在一定時期與一定預算的范圍內(nèi)完成的工作。因此圖書館與檔案館項目立項前需要充分調(diào)研實際的圖書館與檔案館業(yè)務運行情況，獲取盡可能真實和最新的人力、部門、企業(yè)、物資、信息、數(shù)據(jù)、生產(chǎn)、研發(fā)、管理等方面資源數(shù)據(jù)。

       啟動圖書館與檔案館項目的時候，通常需要經(jīng)過思考、調(diào)查、分享、頭腦風暴、概念驗證、問卷統(tǒng)計、提案和行政管理的8大階段。每個階段的執(zhí)行者、參與人員與產(chǎn)生的輸出結(jié)果也都不一樣。

       在思考階段，通常由圖書館與檔案館項目負責人獨立完成，具體的包括考慮上級的戰(zhàn)略輸入和關(guān)聯(lián)組織的長期目標，既有的開發(fā)和公司運營計劃，客戶的輸入信息等。可以通關(guān)觀察現(xiàn)有項目的運營管理、公司的每日運營管理、現(xiàn)有的Word及Excel文檔資料來獲取初始數(shù)據(jù)、分析問題、產(chǎn)生想法創(chuàng)意。

       對于已有的圖書館與檔案館項目開發(fā)計劃與客戶支持輸入，可直接進入調(diào)查階段進行功能規(guī)劃、業(yè)務和數(shù)據(jù)建模、架構(gòu)分析和設(shè)計，并可以進一步準備項目立項提案。

       對于每日工作運營的分析和調(diào)查，可以挖掘發(fā)現(xiàn)初始的持續(xù)改進機會、業(yè)務瓶頸及每日工作運營中遇到的問題，并可以進一步以此準備圖書館與檔案館項目立項提案。

       在上述調(diào)查階段進行整理和發(fā)現(xiàn)的功能、建模、架構(gòu)、持續(xù)改進機會、業(yè)務瓶頸及每日工作運營中遇到的問題，還可以通過電子郵件、OA、內(nèi)部論壇、社交網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化平臺在更廣的涉眾群體里分享，并提供解決方案的背景與知識。項目負責人、項目經(jīng)理、業(yè)務分析師、系統(tǒng)架構(gòu)師、企業(yè)架構(gòu)師、經(jīng)理、股東、董事、客戶代表等可通過頭腦風暴，產(chǎn)生更多的圖書館與檔案館創(chuàng)意，并由項目負責人收集整理。

       頭腦風暴收集到的創(chuàng)意很多都是不成熟的想法，無法直接以此編寫項目啟動提案，需要進行POC概念驗證試驗并收集試驗數(shù)據(jù)。同時，對于矛盾、沖突和可能競爭有限預算的創(chuàng)意，還需進行定量的問卷調(diào)查，以量化的調(diào)查統(tǒng)計分析結(jié)果確定創(chuàng)意優(yōu)先級、取舍矛盾的創(chuàng)意、安排創(chuàng)意的預算等。

       最終，整合調(diào)查階段的功能、建模、架構(gòu)、持續(xù)改進機會、業(yè)務瓶頸及每日工作運營中遇到的問題，POC概念驗證階段的試驗數(shù)據(jù)和問卷統(tǒng)計階段的統(tǒng)計分析結(jié)果一起，成為圖書館與檔案館項目立項提案報告。提案報告發(fā)布獲得高級管理層支持和批復、股東贊助或者客戶資金預算支持后，就完成了全部圖書館與檔案館項目啟動工作，可以分配項目經(jīng)理直接按照項目提案進行后續(xù)項目計劃、管理和運營工作了。

圖書館與檔案館項目實際運行后，項目提案進入歸檔程序，當積累足夠多項目的提案時，可進一步編寫圖書館與檔案館商業(yè)計劃書，重組整合多個或者一系列相關(guān)項目的資源、計劃與管理為一套體系化運營的項目運營，最大化利用資源和創(chuàng)造更多價值和更好質(zhì)量的產(chǎn)出，更好地服務圖書館與檔案館。