在財(cái)務(wù)管理工作流軟件，文檔通常是從出納員通過(guò)不同的處理和確認(rèn)后轉(zhuǎn)交到主管會(huì)計(jì)那里的。工作流分組可以為出納員使用一些特定工作流流程圖。這個(gè)工作流結(jié)點(diǎn)表格的一些域可以根據(jù)這一工作，以及這個(gè)出納員管理這個(gè)流程圖表格的性質(zhì)自動(dòng)填寫(xiě)。工作流軟件可以對(duì)表格預(yù)定義路由跳轉(zhuǎn)選擇，避免手工紙張手工工作流中不可避免的一些頭痛的管理問(wèn)題。這些工作流結(jié)點(diǎn)表格可以被直接傳送到處理過(guò)程中下一個(gè)進(jìn)行處理的那位人員那里或者根據(jù)配置調(diào)換出子流程工作流。工作流軟件可以提醒用戶必須按時(shí)處理，否則就會(huì)出現(xiàn)過(guò)期或其它由于沒(méi)有按時(shí)處理而出現(xiàn)的問(wèn)題。

最基本配置的工作流軟件具有工作流維護(hù)，流程圖配置，工作流結(jié)點(diǎn)定義，審批、駁回和跳轉(zhuǎn)邏輯設(shè)置。最簡(jiǎn)單的工作流通常是線性工作流，加上結(jié)點(diǎn)表格的表單快速原型開(kāi)發(fā)平臺(tái)RAP即成了一個(gè)最簡(jiǎn)單的工作流軟件，這樣的簡(jiǎn)配工作流軟件通常在1萬(wàn)元以下，具體的業(yè)務(wù)流程定義需要用戶自己學(xué)習(xí)、配置、維護(hù)和運(yùn)營(yíng)。對(duì)于一些復(fù)雜的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，簡(jiǎn)單的線性工作流可能已經(jīng)不能滿足需求，這個(gè)時(shí)候引入二維工作流后即可對(duì)這類(lèi)場(chǎng)景做很好的支持，這樣的工作流軟件通常在3~5萬(wàn)元左右。對(duì)于另一類(lèi)更復(fù)雜的工作流，存在嵌套子流程的場(chǎng)景設(shè)計(jì)需求，這類(lèi)工作流軟件通常會(huì)超過(guò)5萬(wàn)元，但單套軟件一般不會(huì)超過(guò)10萬(wàn)元。上述只是軟件購(gòu)買(mǎi)費(fèi)，另外為了支持軟件的運(yùn)營(yíng)，可以采用實(shí)體服務(wù)器或者云服務(wù)器部署，單臺(tái)服務(wù)器的購(gòu)置成本約在幾千塊左右，而購(gòu)買(mǎi)云服務(wù)器的化部署、實(shí)施、運(yùn)維和使用會(huì)更方便，云服務(wù)器一般采用租用方式，能滿足工作流軟件運(yùn)營(yíng)基本需求的阿里云和騰訊云服務(wù)器一般在每年3000~5000元左右。

工作流軟件的工作流流程圖和結(jié)點(diǎn)看起來(lái)不是太復(fù)雜，一般用戶很容易上手，并且用戶對(duì)自己的審批、駁回、跳轉(zhuǎn)、子流程和頁(yè)面布局需要會(huì)更了解熟悉，但是如果用戶太忙沒(méi)有足夠時(shí)間去研究工作流軟件的使用和運(yùn)維，也可以外包給專(zhuān)業(yè)的IT公司，這樣的話年度維護(hù)、運(yùn)營(yíng)成本約在10萬(wàn)元~20萬(wàn)元左右。

文檔在工作流軟件中根據(jù)預(yù)定義的路由跳轉(zhuǎn)進(jìn)行分發(fā)，一些用戶可以根據(jù)需要來(lái)訪問(wèn)和修改這個(gè)文檔。每次修改都必須簽上進(jìn)行這次修改的人員姓名。可以加上一些希望哪些人員再閱讀的注釋。文檔跟蹤使得用戶可以輕易得知文檔在工作流系統(tǒng)中流動(dòng)時(shí)的位置，并且可以向那些耽誤傳送文檔的用戶發(fā)送催促信號(hào)，甚至可以撤消這個(gè)文檔。工作流軟件通常包括中央管理和文件處理系統(tǒng)，管理人員可以使用它們來(lái)授予不同級(jí)別的訪問(wèn)和安全性權(quán)限，以及建立工作流處理過(guò)程和跟蹤工作流。

工作流鎖定處理使得用戶可以以一種安全的形式來(lái)完成和前遞文檔。當(dāng)使用一次鎖定時(shí)，其它工作流用戶就不能對(duì)這個(gè)用戶進(jìn)行的修改再進(jìn)行改變了。它還不僅僅保護(hù)完成上述修改的用戶，還保護(hù)接收方不會(huì)看見(jiàn)他或她沒(méi)有進(jìn)行過(guò)的修改。

從管理的角度來(lái)看，工作流軟件可以幫助一個(gè)機(jī)構(gòu)跟蹤信息是如何流動(dòng)、審批、駁回和跳轉(zhuǎn)的，以及如何更好地管理這種流動(dòng)。工作流軟件可以消除許多費(fèi)時(shí)的活動(dòng)，以及經(jīng)常發(fā)生的昂貴的活動(dòng)，例如會(huì)議、電話呼叫和特快專(zhuān)遞。工作流軟件允許用戶來(lái)觀察大型的圖象文件、圖形、聲音，甚至可以觀看視頻文檔。

工作流軟件使用的Internet多功能函件傳遞擴(kuò)展標(biāo)準(zhǔn)(MIME)是一種Internet標(biāo)準(zhǔn)，它為在工作流消息中包括不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)(例如圖形、音頻、視頻和文本等)布局提供了一條途徑。其中，格式化功能允許用戶指定字體類(lèi)型、字號(hào)和文檔的頁(yè)的布局，因而它們就可以被其它系統(tǒng)中的不具有類(lèi)似應(yīng)用的用戶進(jìn)行閱讀和翻譯。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化表示語(yǔ)言(SGMI)是超出美國(guó)信息交換標(biāo)準(zhǔn)代碼(ASCⅡ)格式之外的一種文檔布局規(guī)范，它為描述線性工作流或者二維工作流的格式提供了一條途徑。它用于創(chuàng)建“智能”工作流而不是“啞”流程圖。一個(gè)SGML工作流包括定義工作流中的每個(gè)結(jié)點(diǎn)部件的一些屬性，比如審批、駁回、跳轉(zhuǎn)或者子流程，因而使得工作流業(yè)務(wù)邏輯和流程圖獨(dú)立，并且可任意深度嵌套子流程工作流。使用SGML工作流格式，工作流軟件可以更加集中精力于功能性，而不是相互轉(zhuǎn)換。用戶和程序員希望能夠在工作流中存儲(chǔ)關(guān)于執(zhí)行事件，或具有激活與這個(gè)系統(tǒng)以及與它連接的表單、跳轉(zhuǎn)邏輯或者子流程格式信息。