項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件有哪些功能？

在現(xiàn)代的項(xiàng)目管理系統(tǒng)里，項(xiàng)目進(jìn)度管理最能從整體上觀察項(xiàng)目執(zhí)行情況。那么，項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件通常有哪些功能呢？

項(xiàng)目生命周期一般包括多個(gè)階段，比如：(1).啟動(dòng);(2).創(chuàng)意;(3).試驗(yàn);(4).確定優(yōu)先級(jí);(5).確定預(yù)算;(6).完善項(xiàng)目計(jì)劃書;(7).簽訂合同;(8).項(xiàng)目執(zhí)行;(9).項(xiàng)目交付測(cè)試;(10).項(xiàng)目試運(yùn)營;(11).項(xiàng)目投產(chǎn);(12).項(xiàng)目支持;(13).后續(xù)持續(xù)迭代;(14).項(xiàng)目退出。

完整的項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件需要覆蓋上述生命周期的全部階段，對(duì)于不同階段，項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件的重點(diǎn)和管理方式也是不一樣的。

在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，一般只有項(xiàng)目提出者提出的幾句話的目標(biāo)，這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件主要是創(chuàng)建新的項(xiàng)目資料，輸入一些簡單的基本信息建立項(xiàng)目的初始檔案，包括幾句話的目標(biāo)、項(xiàng)目提出者、大致的項(xiàng)目干系方等。

項(xiàng)目啟動(dòng)后，緊接著就需要輸入大量的創(chuàng)意，這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目數(shù)據(jù)大部分是非結(jié)構(gòu)化的，項(xiàng)目創(chuàng)意以文本描述為主，可以附加文檔附件、圖片。同時(shí)項(xiàng)目創(chuàng)意可以包括多方面內(nèi)容，比如：項(xiàng)目交付預(yù)期想法、目標(biāo)、期望、資源、預(yù)算、計(jì)劃、任務(wù)、執(zhí)行、人力、風(fēng)險(xiǎn)、時(shí)間、日程、物資多種要素內(nèi)容，這些內(nèi)容不一定準(zhǔn)確，基本上是大致的描述和簡單量化。項(xiàng)目創(chuàng)意以預(yù)期項(xiàng)目交付的功能與結(jié)果為主和驅(qū)動(dòng)，并且在項(xiàng)目創(chuàng)意階段以頭腦風(fēng)暴為主，獲取和記錄的項(xiàng)目創(chuàng)意之間大部分以網(wǎng)狀關(guān)系鏈接，可采用維基百科的方式創(chuàng)建和保存創(chuàng)意詞條，詞條之間由自動(dòng)鏈接建立起關(guān)系。對(duì)于文字部分，可采用分詞、統(tǒng)計(jì)、搜索、知識(shí)圖譜、人工智能AI、自然語言處理NLP對(duì)其進(jìn)一步分解及建立更精細(xì)化的知識(shí)圖譜網(wǎng)狀關(guān)系。這個(gè)時(shí)期項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件需要對(duì)這些復(fù)雜的詞條及網(wǎng)狀關(guān)系進(jìn)行展示、聚類模式識(shí)別，可綜合統(tǒng)計(jì)詞條數(shù)量、尺寸、成熟度、穩(wěn)定性、網(wǎng)狀關(guān)系穩(wěn)定性、網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜度、詞條重要度、詞條緊急程度及、詞條實(shí)現(xiàn)預(yù)計(jì)預(yù)算與風(fēng)險(xiǎn)度等，來觀察項(xiàng)目創(chuàng)意階段的項(xiàng)目進(jìn)度。

在進(jìn)入項(xiàng)目試驗(yàn)POC階段，可優(yōu)先選擇一些重要與風(fēng)險(xiǎn)度比較高的詞條，設(shè)計(jì)一些小型試驗(yàn)驗(yàn)證其可行性并得到更明確的預(yù)算估計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)?？赏ㄟ^重要度與預(yù)算估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)的比值來獲得優(yōu)先級(jí)，可通過預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜度變化的波動(dòng)率來獲得詞條的穩(wěn)定性，項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件通過持續(xù)統(tǒng)計(jì)排序詞條的穩(wěn)定性與優(yōu)先級(jí)，來持續(xù)投入進(jìn)行項(xiàng)目試驗(yàn)及確定項(xiàng)目試驗(yàn)的投入規(guī)模，通過持續(xù)的試驗(yàn)進(jìn)一步增加詞條整體穩(wěn)定性到一個(gè)預(yù)期目標(biāo)后即可進(jìn)入項(xiàng)目下一階段。

完成項(xiàng)目試驗(yàn)后，可根據(jù)結(jié)果進(jìn)一步調(diào)整詞條的重要度與緊急程度，并通過綜合考慮預(yù)算及風(fēng)險(xiǎn)后確定優(yōu)先級(jí)。項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件給出項(xiàng)目不同詞條的優(yōu)先級(jí)分布，根據(jù)預(yù)期可接受的預(yù)算情況選擇最重要關(guān)鍵的詞條及其關(guān)聯(lián)詞條網(wǎng)絡(luò)組合，統(tǒng)計(jì)明確該組合整體的項(xiàng)目預(yù)算與風(fēng)險(xiǎn)度，最終得到初始版本項(xiàng)目計(jì)劃書。

在初始版本項(xiàng)目計(jì)劃書基礎(chǔ)上，將網(wǎng)絡(luò)狀的詞條與詞條關(guān)系組合轉(zhuǎn)換成合適的樹狀項(xiàng)目預(yù)期產(chǎn)出與任務(wù)WBS分解，進(jìn)一步明確人力資源安排、項(xiàng)目執(zhí)行日程、項(xiàng)目里程碑、關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)、預(yù)算財(cái)務(wù)規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃等，項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件錄入和維護(hù)的信息逐漸從初始網(wǎng)絡(luò)狀、非結(jié)構(gòu)化、雜亂、不穩(wěn)定、粗略的詞條信息轉(zhuǎn)換成了樹狀分解、結(jié)構(gòu)化的、清晰、穩(wěn)定、明確量化的功能與項(xiàng)目任務(wù)數(shù)據(jù)，整個(gè)轉(zhuǎn)換過程全部通過項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件維護(hù)、跟蹤、操作、提煉、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)。

項(xiàng)目相關(guān)方對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃書達(dá)成共識(shí)后即簽訂項(xiàng)目合同，并將簽章文件掃描上傳到項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件存檔備案。項(xiàng)目合同簽訂后項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件即按照項(xiàng)目計(jì)劃書生成詳細(xì)的項(xiàng)目日程計(jì)劃、待做任務(wù)列表、人力資源計(jì)劃、任務(wù)分配、財(cái)務(wù)預(yù)算與現(xiàn)金流動(dòng)計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、物資采購計(jì)劃、項(xiàng)目測(cè)試計(jì)劃、用戶驗(yàn)收計(jì)劃等數(shù)據(jù)條目，進(jìn)入項(xiàng)目執(zhí)行階段。項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件通過計(jì)算和統(tǒng)計(jì)這些計(jì)劃明細(xì)的執(zhí)行情況來得到項(xiàng)目在該階段總體的執(zhí)行進(jìn)度與總體情況。

項(xiàng)目執(zhí)行到一定程度后即可開始同步執(zhí)行項(xiàng)目交付測(cè)試，這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件開始記錄和管理更多信息，比如測(cè)試計(jì)劃跟蹤、系統(tǒng)問題與缺陷跟蹤、系統(tǒng)用戶體驗(yàn)改善計(jì)劃跟蹤，并將這些通原始項(xiàng)目功能與任務(wù)關(guān)聯(lián)，方便對(duì)功能的成熟度與質(zhì)量做總體統(tǒng)計(jì)，當(dāng)某個(gè)功能模塊成熟度與穩(wěn)定性到達(dá)一定成都后即可進(jìn)入項(xiàng)目試運(yùn)營階段。

在項(xiàng)目試運(yùn)營階段，會(huì)有更多用戶反饋、客戶支持信息需要錄入和維護(hù)到項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件，綜合考慮系統(tǒng)成熟度、穩(wěn)定性與用戶反饋后即可確定是否驗(yàn)收通過進(jìn)入項(xiàng)目投產(chǎn)階段。

項(xiàng)目投產(chǎn)之后，項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件與CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)無縫集成，記錄和跟蹤用戶的反饋、售后服務(wù)等信息，為后續(xù)項(xiàng)目提供項(xiàng)目創(chuàng)意輸入與項(xiàng)目啟動(dòng)依據(jù)。

一個(gè)實(shí)際投產(chǎn)的項(xiàng)目在其生命周期里，一般還會(huì)包括更多的子項(xiàng)目，對(duì)一個(gè)階段積累的客戶服務(wù)反饋內(nèi)容總結(jié)規(guī)劃出一系列的改進(jìn)、優(yōu)化的創(chuàng)意進(jìn)行子項(xiàng)目的流程。子項(xiàng)目和父項(xiàng)目一樣，會(huì)經(jīng)歷這些階段：(1).啟動(dòng);(2).創(chuàng)意;(3).試驗(yàn);(4).確定優(yōu)先級(jí);(5).確定預(yù)算;(6).完善項(xiàng)目計(jì)劃書;(7).簽訂合同;(8).項(xiàng)目執(zhí)行;(9).項(xiàng)目交付測(cè)試;(10).項(xiàng)目試運(yùn)營;(11).項(xiàng)目投產(chǎn);(12).項(xiàng)目支持;(13).后續(xù)持續(xù)迭代;(14).項(xiàng)目退出。

由于多種不同因素可能導(dǎo)致最終結(jié)束項(xiàng)目的生命周期，比如新版本替換、原來的商業(yè)需要由于環(huán)境等多種因素變化徹底消失等。項(xiàng)目實(shí)際退出后，需要將項(xiàng)目數(shù)據(jù)封存和存檔，作為案例和歷史數(shù)據(jù)作為后續(xù)項(xiàng)目參考。